Benutzerverwaltung
In diesem Bereich werden die Benutzer für das ERP-System und deren Berechtigungen verwaltet. Zudem können Gruppen erstellt und Benutzer diesen zugeordnet werden. Das ERP-System unterscheidet bei Benutzern zwischen „intern“ und „extern“. Die internen Benutzer sind ERP-Systembenutzer und die externen Benutzer entweder Lead, Kunde oder Lieferant.
Die möglichen Berechtigungen richten sich nach den installierten Modulen. Nach erfolgter Systemeinrichtung erhält der Kunde eine Aufstellung aller verfügbaren Berechtigungen, auf deren Basis er bei Bedarf die Vorgabe für individuelle Gruppen machen kann. Je nach Art und Umfang wird analog zu den Standardgruppen eine entsprechende User-Lizenz benötigt.
Es sind bereits Standardgruppen hinterlegt. Für jeden User ist eine entsprechende User-Lizenz erforderlich. Unterschieden wird zwischen Key-User, die grundsätzlich für alle Gruppen die Berechtigungen erhalten können, und Recherche-User, die nur die minimale Standardberechtigung ohne Gruppenzuordnung haben bzw. der Gruppe „Außendienst MA“ zugewiesen wurden.
Gruppe „Admin“
Diese Gruppe hat die Berechtigung, grundlegende Systemeinstellungen durchzuführen. Ein Admin sieht alle Einträge. Er kann alle Einträge bearbeiten und auch löschen. Systemänderungen sollten nur mit äußerster Vorsicht durchgeführt werden. Die Gruppe „Admin“ hat zudem die Möglichkeit, die Benutzer zu verwalten.
Gruppe „Außendienst MA“
Diese Gruppe umfasst eigene Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf das Gesamtsystem bekommen, jedoch verwaltet werden müssen (Monteure, Fahrer, Reinigungskräfte, …). Diese Gruppe kann mit Urlaub, Krankheit, Spesen verwaltet werden und hat selbst einen eingeschränkten Zugriff auf diese Daten. Gleichwohl können diese Mitarbeiter alle zugeteilten QIMP-mobile-Formulare (z. B. zur Zeiterfassung, Reisekostenerfassung, Urlaubsantragstellung etc.) nutzen! Grundsätzlich erhält diese Gruppe die minimalen Systemstandardberechtigungen. Für diese Mitarbeiter gelten die Recherche-User-Lizenzgebühren.
Gruppe „Benutzer“
Dies sind die Standard-Systembenutzer, die im Tagesgeschäft mit dem QIMP-ERP arbeiten müssen, sowie eigene Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, und Mitarbeiter zur Organisation der Serviceaufgaben. Der User hat Zugriff auf Kundenaufträge, Bestellungen, Serviceaufträge, Kundenkarten, Projekte, Produkte und Leistungen. Im Auslieferungszustand sind die Berechtigen zum Löschen weitestgehend deaktiviert. Für diese Mitarbeiter gelten die Key-User-Lizenzgebühren.
Gruppe „Buchhaltung“
Die Mitglieder haben die Berechtigung, Rechnungen zu stellen, Konten zu verwalten, Löhne zu verwalten, Lieferantenrechnungen einzubuchen, Reports zu erstellen, Buchungssätze zu exportieren. Dieser Gruppe hat die Berechtigungen zur Bearbeitung und Einsicht aller Finanz- und Lohnbuch-Themen. Die Gruppe dient als Erweiterung zur Gruppe „Benutzer“. Für diese Mitarbeiter gelten die Key-User-Lizenzgebühren.
Externe Benutzer
Jeder externe Partnerkontakt kann ebenfalls einen gesicherten Zugang zum ERP erhalten. Dies ist angedacht, um Kunden oder Lieferanten Einblick in gemeinsame Projektdaten zu gewähren. Dieser Zugang wird direkt über die Kontaktkarte angelegt. Die Berechtigungen sind stark eingeschränkt und müssen vor der Nutzung genau geprüft werden, damit keine internen Daten ungewollt veröffentlicht werden. Für jeden externen Benutzer wird eine Recherche-User Lizenz benötigt.